Personeelsdossier
Wat staat er in een personeelsdossier?
Wettelijk verplicht
Het is belangrijk om een personeelsdossier te hebben. Je bent als ondernemer wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Twee aspecten zijn belangrijk; het veilig bewaren van administratieve en fiscale gegevens en overige gegevens die vastleggen hoe de medewerker functioneert.
Wat staat er in?
In een personeelsdossier houd je dus bij hoe je medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn. Je hebt dit nodig als je de ontwikkeling van je werknemers wil sturen, maar ook als je een medewerker wil ontslaan. In een personeelsdossier bundel je de belangrijke gegevens over je medewerker in één (digitale) map. Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties over bepaalde personeelsgegevens kun je daardoor makkelijk beantwoorden. Wil het UWV of de advocaat van de medewerker bijvoorbeeld bij ontslag weten welke actie je hebt ondernomen om het gedrag van je medewerker aan te pakken, dan pak je gewoon het personeelsdossier erbij. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden.
Hoe begin je?
Neem je een nieuwe werknemer in dienst, maak dan direct een dossier aan, waar je vervolgens alle gegevens in bewaart. Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd. Ook medische informatie is ten strengste verboden.
- Contracten & arbeidsvoorwaarden
- Functioneren & ontwikkeling
- Diversen & bijzonderheden
Gebruik voor iedere medewerker eenzelfde soort digitaal dossier/map en dezelfde indeling. Maak verschillende segmenten aan door middel van submappen. Dat is overzichtelijk en maakt het werken met dossiers gemakkelijk. Een papieren dossier is fijn om achter de hand te hebben en bewaar dit op een plek waar niemand bij kan.
- Naw gegevens
- Kopie van een geldig identiteitsbewijs: Zowel de voor- als achterkant kopiëren. Een kopie van het rijbewijs is niet geldig
- Burgerservicenummer (BSN)
- Sollicitatiebrief en het CV van de medewerker
- Opgaaf gegevens voor de loonheffing
- Kopieën van diploma’s
- Getuigschriften
- Verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
- Eventueel werkvergunning en/of verblijfsvergunning
- Arbeidsovereenkomst
- Getekend voor personeelshandboek
- Eventuele wijzigingen arbeidsovereenkomst
- Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
- Onkostenvergoedingen (indien van toepassing)
- Overzicht verlof
- Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
- Documentatie over verstrekte eigendommen bedrijf en een getekende gebruikersovereenkomst
- Functieprofiel
- Verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken
- Afspraken over loopbaan: actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en targets
- Gevolgde cursussen en opleidingen
- Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera
- Aantekeningen van leidinggevende
- Correspondentie met de medewerker/over de medewerker.
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Werkgevers:
- zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
- mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
- moeten de werknemers informeren over waarom zij hun gegevens verzamelen;
- moeten de persoonsgegevens beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
- mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
- moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te corrigeren.
Er is op grond van de Wbp geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Als ondernemer mag je dus zelf bepalen hoe lang je persoonsgegevens bewaart. Let daarbij op hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Fiscale bewaarplicht is er voor de salarisadministratie (waaronder ook kopie ID en loonheffingenformulier) en is minimaal 5 jaar.
Neem contact op met onze adviseurs!