Het inplannen van vakantieaanvragen kan een hele klus zijn. In deze checklist lees je wat je moet weten en doen om de verlofaanvragen in goede banen te leiden.
De hoofdregel
De hoofdregel is dat een werknemer in eerste instantie bepaalt of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt. De werkgever is verplicht om de vakantie conform de wensen van de werknemer vast te stellen.
Je kan als werkgever een verlofaanvraag weigeren als je gewichtige redenen hebt. Daarvan is sprake als de belangen van de organisatie zo groot zijn dat de belangen van de werknemer daarvoor moeten wijken. Bijvoorbeeld als een collega ziek is of omdat net een grote klus is binnengehaald waardoor de werknemer eigenlijk tijdelijk onmisbaar is of doordat er een minimumaantal werknemers aanwezig moet zijn voor een onverstoorde bedrijfsvoering.
Behandel werknemers op gelijke wijze
Zorg dat je verzoeken om verlof binnen een organisatie steeds consistent, eerlijk en gelijk behandelt. Wees er alert op dat je bepaalde groepen niet voortrekt of achterstelt.
Voorkom discriminatie
Pas op voor discriminatie. Kerstmis, Pasen en veel andere erkende vrije feestdagen zijn christelijke feestdagen. Als een feestdag voor een ander geloof niet valt op een erkende feestdag, mag je mensen met een ander geloof niet weigeren om die feestdag te vieren. In veel cao’s is hierover een bepaling opgenomen.
Afwijken van de hoofdregel
Je kan afwijken van de regel dat de werknemer bepaalt of, wanneer en hoe lang hij vakantie opneemt. Bijvoorbeeld door schriftelijk overeen te komen dat een werknemer verplicht gedurende een bepaalde periode vakantie opneemt of dat in een bepaalde drukke periode vakantie niet mogelijk is.
Andere denkbare afspraken zijn dat collega's niet tegelijkertijd met een directe collega op vakantie mogen gaan of een voorrangsregeling voor ouders met schoolgaande kinderen.
Vooruitzien
Verwacht je piekperiodes in verlofaanvragen, bijvoorbeeld met kerst en tijdens schoolvakanties? Vraag dan ruim van tevoren wie er op welke dag verlof wil.
Houd ook rekening met de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen die in het voorgaande jaar zijn opgebouwd. Deze dagen vervallen per 1 juli van het huidige jaar en kunnen niet worden afgekocht. Werknemers die deze dagen tegen die tijd nog niet hebben opgenomen, zullen dat voor 1 juli van enig jaar willen doen. Stem dit ruim van tevoren af, zodat jij en/of de betrokkene niet voor verrassingen komen te staan.
Verwacht je periodes waarin je geen of weinig werknemers kunt missen? Maak hierover dan ook ruim van tevoren afspraken met de werknemers. Je mag afspreken dat verlof opnemen in bepaalde drukke periodes niet mogelijk is.
Beleid vastleggen
Om de vakantieopname binnen een onderneming in goede banen te leiden, is het raadzaam om beleid te maken en vast te leggen, bijvoorbeeld in een vakantieregeling. Als je een vakantieregeling wil instellen, wijzigen of intrekken, dan moet je eerst, indien aanwezig, de instemming van de ondernemingsraad vragen.
Zieke werknemers
Het is de bedoeling van de wetgever dat je zieke werknemers stimuleert om op vakantie te gaan. Hierbij geldt het volgende:
- Zieke werknemer die vakantie opnemen zijn vrijgesteld van re-integratie. Zij nemen voor de gehele arbeidsduur vakantie op.
- Werknemers die gedeeltelijk hun eigen werk verrichten, nemen voor de gehele arbeidsduur vakantiedagen op.
Ook bij zieke werknemers gelden de vervaltermijnen. Als de zieke werknemer zo ziek is, dat hij niet in staat is om vakantie te genieten, is de vervaltermijn vijf jaar. Hiervan is volgens de wetgever niet snel sprake.
Als je een zieke werknemer stimuleert om vakantiedagen op te nemen, zorg dan ook dat u dit kunt aantonen. Bevestig schriftelijk dat u de werknemer heeft gestimuleerd om vakantiedagen op te nemen en wijs hem daarbij ook op de vervaltermijnen. Zo voorkomt u discussie en het verwijt dat de zieke werknemer niet wist dat zijn vakantiedagen zijn komen te vervallen.
Vervaltermijnen
Wijs werknemers op de vervaltermijnen. Als je werknemers hebt met een groot verlofoverschot, is het goed hen te stimuleren om die dagen tijdig op te nemen.
Administratie
Zorg voor een deugdelijke administratie van vakantiedagen. Als je niet een dergelijke administratie kunt overleggen, dan geldt de administratie van de werknemer als uitgangspunt.
Is het verplicht om verschil in wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen te vermelden in de arbeidsovereenkomst? Nee, dat is niet verplicht. Uit de wet volgt namelijk welk deel wettelijk is en dan is het overige deel automatisch bovenwettelijk. Voor werknemers zal het wel verduidelijkend werken dus het kan wel handig zijn om het ofwel in de arbeidsovereenkomst ofwel in een personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenreglement uit te leggen.
Wil je meer informatie hierover, neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder.
Groet,
Laura (Arbeidsjurist)